Bases de Datos
La gestión de una base de datos es clave para el cumplimiento de cualquier objetivo de ventas, es necesario mantenerla sana y actualizada, gestionarla diariamente para obtener información veraz y de esta forma garantizar que permandezca en optimas condiciones.
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Sistemas de Información Pública
Para crear una base de datos eficiente y funcional se necesita decidir el mercado meta, en el caso de ActionCOACH el mercado meta son los dueños de negocios rentables, que les va bien y quieren que les vaya mejor, es decir dueños de empresas que tengan posicionamiento, un volumen de ventas que les genere ganancia, una participación considerable en el mercado y sobre todo que pertenezcan al territorio de exclusividad de alguna firma de ActionCOACH, todos estos prospectos comparten algo en común .. el deseo de que su empresa sea vista y sus productos sean conocidos y consumidos, por lo tanto se publicitan en diversos medios electrónicos, en especial si son gratuitos.
Lo más recomendable en el caso de iniciar la generación de base de datos es acudir a algún portal en linea con infirmación pública sobre empresas en un determinado lugar, por ejemplo el Sistema de Información Empresarial (SIEM) de la Secretaría de Economía, el cual proporciona el nombre de la empresa, correo de contacto, teléfono y dirección.
Una vez dentro de la información pública de empresas de nuestra preferencia, en los criterios de búsqueda es importante contemplar el territorio, por ejemplo el estado y la ciudad, posteriormente algunos sistemas de información nos permiten delimitar un poco más la búsqueda, es recomendable que para comenzar a crear la base de datos se tomen en cuenta sólo empresas con más de 10 empleados, aun que esto no sea un indicador completamente certero, si puede llegar a proporcionar la claridad necesaria del tamaño de una empresa para comenzar con la prospectación a partir de esta base de datos recién creada.
Recomiendo ampliamente comenzar con una hoja de Excel y tomar en cuenta los siguientes criterios en la báse de datos: Nombre (del dueño), correo electrónico de contacto, # de teléfono, nombre de la empresa, giro comercial, número de empleados y comentarios. A continuación te presento una imágen de ejemplo:
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Los datos que están llenados en el ejemplo generalmente los podemos encontrar en la base de datos pública de empresas, ahora lo interesante es: ¿Están correctos los datos?, ¿Cómo obtenemos el nombre del dueño o director general?, ¿Qué medio utilizar para llegar al prospecto?, ¿Cómo definimos si es en verdad un prospecto calificado?, todas estas preguntas se responden a continuación.
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¿Están correctos los datos?
La única forma de averiguarlo es analizándolos y probándolos, es decir .. encontrar la manera de relacionar los datos entre si, por ejemplo si el dominio del correo electrónico es similar al nombre de la empresa, es muy probable que el correo esté correcto, sin embargo siempre hay que verificarlo y para ello recomiendo utilizar la página www.comprobarcorreo.com en conjunto por su puesto de una llamada telefónica para verificar los datos.
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¿Cómo obtenemos el nombre del dudeño o director general?
La manera mas rápida de conseguir el nombre del dueño es que él mismo te lo proporcione, por eso recomiendo la creación de una página web de registro donde se pueda dirigir el prospecto al responder ante tu publicidad, ya sea en linea o impresa, también es importante publicar los números de teléfono donde se pueden poner en contacto en caso de estar interesados en la oferta que estas haciendo, seminarios, talleres, etc.
Aquí es donde entran en acción las herramientas en linea, recomiendo ampliamente la creación de páginas web a traves del portal www.wix.com , es muy fácil de utilizar y puedes publicar la página de forma gratuita (con publicidad de wix), también existen plataformas que te permiten crear landing pages con campos de registro específicamente diseñados para aumentar tu base de datos y recabar información precisa.
En el caso del ejemplo de Excel (información púlibca sin nombre del dueño) el procedimiento es el siguiente; debes acordar con tu Coach el evento, taller, sesión de cortesía o motivo por el cual estas interesado (a ojos del prospecto) en contactar con el dueño de la empresa, ya que generalmente si le preguntas a la asistente o secretaría directamente por el nombre del dueño, estoy 99% segúro de que no te lo dirá.
Entonces una vez seleccionado el motivo aparente (sabemos que la finalidad es lograr convertirlo en Coachee de algún programa de Action) por el cual le estás marcando por teléfono, procedemos directamente a los guiones telefónicos, es importante mencionar que se debe conocer el medio o herramienta de mercadotecnia con la cual fue o será notificado el prospecto sobre el evento, taller, seminario o sesión de diagnostico.
Ahora realizamos la llamada, puede ser antes o despues de haber enviado por ejemplo una invitación por correo electrónico, te invito a checar el apartado de guiones telefónicos; donde recomiendo que para obtener el nombre del dueño se pida hablar con el director general (seguramente no te lo pasarán a la primera) pero al hacer esta petición a muchas recepcionistas "se les sale" mencionar que el dueño o director general es ingeniero, contador o simplemente licenciado.
Ok, ya tenemos un nuevo dato que no teníamos .. el D.G. es ingeniero por ejemplo, debe actualizarse inmediatamente la base de datos, aunque en esa llamada no te lo pasen ya podemos utilizar la información que tenemos para generar valor a nuestro favor;
Ahora sabemos que el dueño es Ing. y como lo muestra el ejemplo la empresa se llama "Distribuidora Rodríguez", en ocasiones he vuelto a llamar y a pesar de que me contesta la misma persona en lugar de pedir hablar con su dirección general pido hablar por ejemplo con el Ing. Rodríguez, allí la cosa cambia, ahora te pedirán que esperes un minuto en lo que te lo comunican, en el peor de los casos te dirán que no puede tomar la llamada o que no se encuentra, de acuerdo .. no hay problema, aquí entra la negociación con la recepcionista, debes hablarle en un tono amistoso y calmado, "¿En que horario me recomiendas que le llame?" .. o "No te preocupes, yo le marco mas tarde ¿te parece bien a las 5?, de esta manera puedes ir creando un perfil de los horarios del dueño.
Me ha tocado incluso concretar las sesiónes de cortesía solamente con la información que tenemos hasta el momento, sin embargo hay que estar muy atento en los detalles, ya que incluso dentro del mismo correo se encuentra "oculto" el nombre del dueño, por ejemplo franciscor@distribuciónr.com , probablemente el dueño sea Ing. Francisco Rodríguez, una vez que logras hablar con él, recomiendo simplemente preguntarle su nombre completo, por su puesto despues de haberle dado el tuyo y verificando que le interesa lo que le estas diciendo.
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¿Qué medio utilizamos para llegar al prospecto?
Si tenemos el nombre del dueño es muy fácil poder preguntar por él y dependiendo de los protocolos de la empresa que estamos abordando es posible que te lo pasen sin ningunda duda, o en el caso contrario preguntarte ¿para que asunto?, de acuerdo aquí entra el guión para "vender" un seminario / taller / sesión de cortesía.
En el guión para "vender" un seminario por ejemplo recomiendo decirle a la secretaria que tienes una invitación para el Ing. Francisco Rodríguez .. seguramente te pedirá que envies la información por correo y generosamente puede proporcionarte otro (quizá el correo personal del dueño), si te proporciona su correo para que ella o él se lo reenvie puedes comentar que ya lo haz enviado anteriormente a la dirección de contacto de la empresa y en ese momento estas marcando para poder comunicarte con él y saber si recibió la invitación, si tuvo tiempo de revisarla o si le parece interesante participar, anticipandole siempre a la secretaria o asistente que se trata de un evento sin costo en el caso de los seminarios de 6 pasos .. lo que provocará la duda de que quizá si le interese participar ya que no es necesario invertir ni un centavo y fomentará que te lo comuniquen.
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¿Cómo definimos si en verdad es un prospecto calificado?
Es necesario hacer una previa investigación, debes conocer el giro de la empresa y cuantos años tienen en el negocio .. muchas empresas hacen pública esta información a traves de su página en alguna sección About Us o algo similar, algunas otras no lo hacen .. sin embargo si tienen muchos años en el mercado lo mas seguro es que quieran darlo a conocer.
En algúnas investigaciónes me he topado con que incluso en el apartado Historia de la Empresa mencionan el nombre de los fundadores. Si la empreza tiene 20 años en el mercado, probablemente el fundador siga con vida y continúe siendo el dueño en la actualidad.
Independientemente de la investigación en su página, trata de buscar información en Google o Yahoo sobre el dueño (si tienes el nombre) o historial de la empresa, puedes encontrar entrevistas, eventos en los que hayan participado, reconocimientos o incluso recomendaciones en redes sociales.
Todo lo anterior es recomendable que se aplique en conjunto con el documento "Preguntas de autoevaluación empresarial", lo comparto contigo en el apartado Herramientas de esta página. Dicho documento recomiendo que sea enviado en cuanto el prospecto muestre interes por participar en por ejemplo la sesión coaching de cortesía, ya que sirve para conocer los principales retos a los que se enfrenta la empresa y ayuda al coach a preparar las herramientas probadas, medibles y garantizadas que le brindarán verdadero valor a la empresa del prospecto.